Podpisując umowę z konkretnym biurem rachunkowym, przedsiębiorca musi mieć świadomość, że jest to współpraca na lata. Oczywiście biuro rachunkowe można zmienić, jednak jak każda zmiana wprowadza ona zamieszanie do codziennego trybu funkcjonowania firmy. Dlatego najlepiej zanim podpisze się umowę, warto dobrze zidentyfikować swoje oczekiwania i możliwości biura rachunkowego. 

Na co należy zwrócić uwagę podpisując umowę z biurem rachunkowym?

Zanim przedsiębiorca wybierze biuro rachunkowe do obsługi swojej firmy powinien umieć odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• jakie dokładnie czynności wykonuje dane biuro rachunkowe
• ile klientów obsługuje już wybrane biuro
• czy uzyskało certyfikat Ministerstwa Finansów
• czy przydzielona do obsługi jego przedsiębiorstwa osoba posiada odpowiednią wiedzę popartą certyfikatami
• czy biuro rachunkowe jest objęte obowiązkowym ubezpieczeniem OC
• czy w razie potrzeby istnieje możliwość komunikacji się z biurem poza godzinami jego pracy
• w jaki sposób należy przekazywać dokumenty do biura rachunkowego
• w jaki sposób przedsiębiorca będzie miał wgląd w niezbędne dla siebie dokumenty
• czy dokumenty księgowe będzie przechowywał przedsiębiorca czy biuro rachunkowe

Bezpieczeństwo

Jedną z ważniejszych kwestii do rozstrzygnięcia pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym jest bezpieczeństwo przechowywania danych klientów. Przedsiębiorca powinien znać szczegóły przechowywania danych. Jeżeli serwer biura mieści się w zabezpieczonej serwerowni, a samo biuro regularnie wykonuje kopie bezpieczeństwa można uznać, że dane klientów są dobrze strzeżone.

Drugą kwestią dotyczącą bezpieczeństwa jest ubezpieczenie OC. Jest ono obowiązkowe dla biur rachunkowych, jednak w praktyce różnie to bywa. Ubezpieczenie OC gwarantuje przedsiębiorcy możliwość wystąpienia z powództwem przeciwko biuru rachunkowemu, gdy wskutek nawet nieumyślnej działalności pracowników biura poniesie on szkody. Wówczas zasądzone odszkodowanie wypłaca mu ubezpieczyciel.

Odległość